Planlamanın, bir projenin zamanında tamamlanmasının anahtarı olduğuna inanıyoruz. Ancak planlamayı yalnızca faaliyetlerin, başlangıç ve bitiş tarihlerinin sıralandığı bir çizelge olarak görmüyoruz.
Planlama bir rapor değil, haritadır.
Bir kez hazırlanıp dosyaya kaldırılacak bir belge değildir. Ona inanmanız, onunla yaşamanız ve proje ilerledikçe sürekli canlı tutmanız gerekir. Çünkü sahadaki gerçeklik değişir. Bir karar gecikir, bir malzemenin teslim süresi uzar, beklenmeyen bir teknik problem çıkar veya daha önce öngörülmeyen yeni bir ihtiyaç ortaya çıkar.
İş programı bütün bunların karşısında değişmeden duran bir tablo değil, projenin yönünü gösteren yaşayan bir araç olmalıdır. Aksi halde elinizde çok düzgün hazırlanmış bir iş programı olabilir ama projeniz yine de zamanında bitmeyebilir.
İş Programında Görünmeyen Yüzlerce İş Vardır
Bir iş programına baktığınızda çoğu zaman ana faaliyetleri görürsünüz: uygulama projeleri, malzeme onayları, satın alma, üretim, sevkiyat, montaj, testler ve eksiklerin tamamlanması.
Ancak bu başlıkların her birinin altında onlarca, kimi zaman yüzlerce küçük faaliyet gizlidir. Örneğin programda yalnızca “özel metal imalatı” olarak görünen bir satırın arkasında; detayın geliştirilmesi, mühendislik hesabının yapılması, uygun üreticinin bulunması, malzeme seçimi, numune hazırlanması, işveren veya tasarımcı onayı, üretim aparatlarının hazırlanması, imalat, yüzey işlemleri, kalite kontrol, ambalajlama, sevkiyat ve montaj gibi birçok ayrı süreç olabilir.
Bunların tamamını ana iş programına yazmak çoğu zaman mümkün değildir. Bu nedenle planlama yalnızca ana programın hazırlanmasıyla bitmez. Ana başlıkların altında bulunan kritik işlerin ayrıca planlanması, sorumlularının belirlenmesi, görevlerin doğru kişilere devredilmesi ve bütün bu süreçlerin düzenli olarak kontrol edilmesi gerekir.
İyi proje yönetiminin görünmeyen kısmı çoğu zaman buradadır.
Bazen Dedektif Gibi Çalışmak Gerekir
Proje yöneticisinin görevi yalnızca toplantılarda ilerleme yüzdesini takip etmek değildir. Bazen dedektif titizliğinde çalışmanız gerekir.
Size “üretim başladı” denildiğinde gerçekten başlayıp başlamadığını anlamalısınız. Gerektiğinde üreticiyi ziyaret etmeli, parçaları görmeli, malzemenin gerçekten sipariş edilip edilmediğini kontrol etmelisiniz. Bazen habersiz ziyaretler yapmak gerekir.
Bazen geciken bir ekibin neden geciktiğini anlamaya çalışırsınız. Sorun kapasite mi, nakit akışı mı, teknik belirsizlik mi, başka bir işin öncelik kazanması mı? Bazen de sürecin hızlanması için farklı motivasyon yöntemleri geliştirmeniz gerekir.
Çünkü planlamanın arkasında sadece tarihler yoktur. İnsanlar, üreticiler, makineler, malzemeler, kararlar ve birbirine bağlı çok sayıda ilişki vardır. Proje yöneticisi bütün bunları aynı anda okuyabilmelidir.
Programda Yazmayan Şeyi de Öngörmek
Planlamanın en zor taraflarından biri, projede açıkça tarif edilmemiş olanı görebilmektir.
Yıllar önce gerçekleştirdiğimiz bir mağaza projesinde üst kata çıkan yaklaşık 250 cm genişliğinde, oldukça gösterişli bir merdiven bulunuyordu. Merdivenin bütün imalat detaylarını çözdük ve sıra statik hesabına geldi.
Statik hesabı yapacak mühendis arkadaşımıza özellikle bir konuda uyarıda bulundum. Merdiven mağaza içerisinde öyle bir noktada bulunuyor ve öylesine güçlü bir görsel etki yaratıyordu ki, mağazanın açılışında insanların yalnızca katlar arasında geçiş yapmak için kullanmayacağını tahmin ediyordum. Üzerine 60-70 kişinin aynı anda çıkıp fotoğraf çektirmesi mümkündü.
Dolayısıyla hesapladığımız şey yalnızca normal şartlarda aynı anda üç-dört kişinin kullanacağı bir merdiven olmamalıydı. Gerektiğinde çok sayıda insanı aynı anda taşıyabilecek güçlü bir platform gibi davranmalıydı.
Ve mağazanın açılışında tam olarak öyle oldu. Çok sayıda insan aynı anda merdivenin basamaklarında durarak fotoğraf çektirdi.
Bu kullanım biçimi bize tarif edilmemişti. İşveren böyle bir talepte bulunmamış, projeci böyle bir yük senaryosu tanımlamamıştı. Ama mekânı yeterince düşündüğünüzde bunun gerçekleşebileceğini görebiliyordunuz.
Eğer bunu önceden öngörmemiş ve merdiveni buna göre tasarlamamış olsaydık, o gün yapısal bir sorun yaşanabilir veya en azından kaplama malzemelerinde hasar oluşabilirdi.
Bu nedenle iyi proje yönetimi yalnızca size verilen bilgileri doğru takip etmek değildir. Doğru öngörü, projeyi her an içinizde yaşadığınızda ortaya çıkar.
İş Programı Bir Orkestra Partisyonuna Benzer
Bir inşa etme sürecinin notaları iş programıdır. Ancak notaların kâğıt üzerinde doğru yazılmış olması, iyi bir müzik ortaya çıkacağı anlamına gelmez. Bu notaları doğru anda hayata geçirecek bir orkestra şefine ihtiyaç vardır.
Proje yöneticisinin rolünü biraz buna benzetiyoruz. Bir orkestra şefi nasıl yalnızca önündeki notaları okumuyor, hangi enstrümanın ne zaman devreye gireceğini, hangi sesin öne çıkacağını ve bütün parçaların nasıl birlikte hareket edeceğini hissediyorsa, proje yöneticisinin de programdaki her başlığın arkasındaki süreci aynı şekilde hissetmesi gerekir.
Programda yüzlerce faaliyet olabilir. Ama proje yöneticisi bunların içindeki birkaç kritik parçayı görebilmelidir. Belki özel bir cam, belki yurt dışından gelecek bir mekanizma, belki üretimi uzun sürecek bir taş, belki de bütün projeyi bekletebilecek küçük bir bağlantı elemanı…
Bazen programın başarısı, çok büyük işlerden değil, herkesin önemsiz gördüğü küçük bir parçanın zamanında hazır edilmesinden geçer.
Programın İçinde Zaman Bolluğu Yaratmak
Her proje problem çıkarır. Buradaki amaç problemsiz bir proje yürütmek değildir. Asıl amaç, problemlerin çözümü için program içerisinde yeterli hareket alanı oluşturmaktır.
Bazen ihtiyacınız olan ürünü piyasada hazır olarak bulamazsınız. Önce ürünü tasarlamanız, ardından nasıl üretilebileceğini çözmeniz, uygun üreticiyi bulmanız, prototip yaptırmanız ve denemeniz gerekir. İlk deneme çalışmayabilir. İkinci denemede başka bir sorun çıkabilir.
Bütün bunların olabileceğini önceden kabul edip programınızın içerisinde buna yetecek zamanı yaratmanız gerekir. Çünkü özel imalatlarda yalnızca “üretim süresini” planlamak çoğu zaman yeterli değildir.
Çözüm geliştirme süresini de planlamalısınız.
Bir Menteşe Nasıl Projenin Kritik Konusu Olabilir?
Gerçekleştirdiğimiz projelerden birinde büyük bir ışıklı pano için tek parça yaklaşık 4 metre genişliğinde ve 2,5 metre yüksekliğinde cam bir kanat isteniyordu. Güvenlik gereklilikleri nedeniyle cam oldukça kalındı ve bu da kanadın ağırlığını ciddi ölçüde artırıyordu.
Kanadın 90 derece açılması, arkasındaki görselin değiştirilmesi ve daha sonra tekrar kapatılması gerekiyordu.
İlk bakışta problem basitti: büyük ve ağır bir cam kanat için menteşe gerekiyordu. Ancak piyasadaki normal menteşeler bu yükü taşıyamıyordu. Pivot menteşe sistemlerini incelediğimizde ise standart ürünlerin yine gerekli taşıma kapasitesini karşılamadığını gördük.
Dolayısıyla kendi çözümümüzü geliştirmek zorundaydık. İhtiyacımız olan sistem yalnızca ağırlığı taşımamalıydı. Montajı pratik olmalı, güvenli çalışmalı ve montaj sonrasında cam kanada hassas ayar yapılmasına da imkân vermeliydi.
Mevcut pivot sistemlerini inceleyerek işe başladık. Ancak bu ürünlerin çoğunun oldukça karmaşık mekanizmalara sahip olduğunu gördük. Belli ki yıllar içerisinde farklı ihtiyaçlara cevap verecek şekilde geliştirilmiş, seri üretim ürünü haline gelmiş sistemlerdi.
Bizim aynı karmaşıklıkta bir mekanizma tasarlamamız anlamlı değildi. Tasarlasak bile üretim sürecinin kendisi proje için yeni bir problem haline gelebilirdi. Bu nedenle ihtiyacımızı en basit ve güvenilir biçimde karşılayacak optimum çözümü aramaya başladık.
İki Parça İçin Seri Üretim Dünyasını Değiştiremezsiniz
Özel imalat projelerinde sık karşılaştığımız gerçeklerden biri de budur: bir ürüne ihtiyacınız olması, o ürünü üreten büyük bir sanayicinin sizin için özel üretim yapacağı anlamına gelmez.
Bir pivot menteşe üreticisine gidip yalnızca iki adet özel menteşe istediğinizde, üreticinin mevcut üretim planını, kalıplarını veya süreçlerini sizin iki parçanız için değiştirmesini bekleyemezsiniz. Binlerce adet sipariş vermiyorsanız çoğu zaman böyle bir üreticinin çalışma sistemine dahil olamazsınız.
Bu noktada tek başınıza kalırsınız. Çözüm, işi parçalara bölmektir. Her bileşeni üretme kabiliyeti olan daha küçük ve esnek üreticileri bulur, parçaları ayrı ayrı ürettirir ve sonunda kendi ihtiyacınıza uygun ürünü oluşturursunuz.
Biz de bu projede böyle yaptık. Menteşeyi ihtiyacımızı karşılayacak kadar güçlü, mümkün olduğunca basit ve sahada montajı kolay olacak şekilde geliştirdik. Parçaları farklı üreticilere yaptırarak sistemi oluşturduk.
Elbette her şey planladığımız gibi gitmedi. Küçük üreticilerden birinin CNC tezgâhında üretim için yer açtırmak bile beklediğimizden daha uzun sürdü. Ama program içerisinde bu geliştirme sürecini öngördüğümüz için problemi yönetebildik.
Sonuçta sistem başarılı biçimde çalıştı. Daha da önemlisi, geliştirdiğimiz bu detayı sonraki projelerde iyileştirerek yeniden kullanma imkânımız oldu. Zaman içinde kendi çözümümüz, standart satın alınabilecek sistemlere kıyasla bize maliyet avantajı da sağlamaya başladı.
Küçük Bir Detay Bütün Projeyi Bekletebilir
İş programına dışarıdan bakıldığında bu menteşe, büyük bir projenin içinde önemsiz bir ayrıntı gibi görünebilir.
Fakat o menteşe zamanında hazır olmasaydı 4 metre genişliğindeki cam kanat monte edilemeyecekti. Cam kanat monte edilemezse ışıklı pano tamamlanamayacaktı. O bölüm tamamlanmazsa da mağazanın tesliminde önemli bir eksik kalacaktı.
Proje yönetiminin önemli taraflarından biri tam olarak budur: programdaki hangi küçük parçanın aslında büyük bir kritik yol oluşturduğunu görebilmek.
Bunun için yalnızca iş programına bakmak yetmez. Projeyi, detayları, malzemeleri, üreticileri ve montaj yöntemlerini bilmeniz gerekir.
Proje Yöneticisi Programı Okumaz, Programı Yaşar
Bir projeyi zamanında tamamlamak için elbette iyi hazırlanmış bir iş programına ihtiyacınız vardır. Ama iş programı tek başına projeyi bitirmez.
O programın altındaki görünmeyen işleri fark etmek, kritik parçaları erkenden belirlemek, görevleri doğru kişilere devretmek, süreçleri kontrol etmek, gecikme işaretlerini önceden görmek, gerektiğinde alternatif çözümler üretmek ve bütün bunları proje boyunca sürekli güncellemek gerekir.
Bazen mühendis gibi düşünmelisiniz. Bazen satın almacı gibi. Bazen üreticinin kapasitesini anlamalısınız. Bazen montaj ekibinin sahada ne yaşayacağını önceden görmelisiniz. Bazen de dedektif gibi iz sürmelisiniz.
İyi proje yöneticisi, iş programındaki faaliyetlerin yalnız tarihlerini değil, o faaliyetlerin gerçekleşebilmesi için gereken şartları da yönetir.
Bu nedenle planlama hazırlanan bir belge değil, projenin tamamı boyunca devam eden bir düşünme biçimidir.
İş programı size yolu gösterir. Ama yolu görmekle o yolu yürümek aynı şey değildir.